Brussels Hoofdstedelijk Gewest

Brussels Hoofdstedelijk Gewest

Activiteitenverslag 2018

Onze acties in 2018

Delen van instrumenten, kennis en expertise

Efficiëntie en doeltreffendheid in de beheersing van de boekhoudprocessen

In samenwerking met IT Coordination heeft BFB een gemeenschappelijk instrument voor begrotings- en boekhoudkundige boekhouding ontwikkeld (op basis van de SAP-technologie) dat de vorm krijgt van een ERP (“Enterprise Ressource Planning”), namelijk het “gewestelijk SAP-platform”. Op deze manier kunnen we vandaag de dag een efficiënt instrument en nieuwe diensten aanbieden aan onze partners (boekhoudkundige coaching, begeleiding bij de implementatie enzovoort). De eerste twee autonome bestuursinstellingen (Visit.brussels en Atrium) werden in het platform geïntegreerd in 2016, vier andere in januari 2017: Perspective.brussels (BPB); Brussel Preventie en Veiligheid (BPV); de Dienst voor Brandweer en Dringende Medische Hulp (DBDMH) en de administratie van de Gemeenschappelijke Gemeenschapscommissie (GGC). In 2018 zijn vier nieuwe instellingen toegetreden tot het platform, met name Iriscare, het GAN en zijn sociale dienst en ook de Brusselse Gewestelijke Huisvestingsmaatschappij (BGHM). In totaal zijn veertien instellingen in productie gegaan, terwijl er momenteel twaalf in de productiefase verkeren.

Dit project biedt tal van voordelen voor onze partners, omdat het hen in staat stelt hun efficiëntie en doeltreffendheid in het kader van de beheersing van de begrotings- en boekhoudkundige processen te verbeteren en tegelijk de kosten te beperken. Bovendien is het een mooi voorbeeld van het delen van instrumenten, kennis en expertise op het niveau van het Brussels Hoofdstedelijk Gewest. Er werden presentaties over dit vernieuwende project georganiseerd voor, meer bepaald, onze partners, het Vlaams Gewest en openbare instellingen van de federale Staat.

Grotere instellingen zoals Net Brussel en de BGHM hebben hun toetreding tot het platform reeds voorbereid. De overheveling van de diensten van de regering naar het platform is gepland in 2020, nadat er in 2018 een voorafgaande studie werd uitgevoerd. De voornaamste ontwikkelingen van het gewestelijk SAP-platform hebben betrekking op de implementatie van modules voor grootschalige facturatie (bv. parkeerretributies), de installatie van een reportingtool, Business Intelligence (BI), het beheer van de consolidatie en de installatie van een burgerplatform. Er wordt momenteel een programma van online opleidingen uitgewerkt om het voor de Brusselse instellingen die het gewestelijk SAP-platform vandaag gebruiken mogelijk te maken hier volledig vertrouwd mee te geraken, aangezien het onmisbaar is voor een gezond beheer van de overheidsfinanciën.

 

Efficiënt begrotingsbeheer

De informaticatool BRU-BUDGET, die sinds 2007 door het BHG wordt ontwikkeld en een volledig geïnformatiseerde monitoring van de budgettaire workflow toelaat, werd in 2018 sterk verbeterd. De nieuwe functionaliteiten laten toe de begrotingscontrole te versterken en waren essentieel voor het succes van de werkzaamheden van het Budgettair Monitoringcomité van de gewestelijke entiteit. Er werd een overeenkomst van terbeschikkingstelling van BRU-BUDGET gesloten ten voordele van de Federatie Wallonië-Brussel. Door ontwikkelingen te delen wordt dit belangrijk instrument voor een goed budgettair beheer steeds efficiënter.

 

Gegeven opleidingen

  • « Opmaak van de algemene rekening en van de ontwerpordonnantie houdende de definiteve regeling van de begroting », 2 x 2 uren, 45 deelnemers (de rekenplichtigen van de ABI’s)
  • Seminarie georganiseerd bij de ICCI « Concept en mogelijkheden van de single audit », 1 x 3 uren, een tiental deelnemers (bedrijfsrevisoren)
  • Thesaurie : in de loop van 2018 zijn we opleidingen blijven geven aan de correspondenten voor thesaurie in verband met het beheer van de vierwekenplanning bij BPC.

 

Controle van de vastleggingen en vereffeningen

Als gevolg van de principiële beslissing genomen door de Brusselse Hoofdstedelijke Regering in 2018, is de lijst van gewestelijke instellingen die voor de controle van hun vastleggingen en vereffeningen een beroep doen op Brussel Financiën en Begroting een stuk langer geworden. Net Brussel werd opgenomen in de geconsolideerde gewestelijke entiteit, naast de negen andere autonome bestuursinstellingen die eerder al werden geïntegreerd. Dankzij het gewestelijk SAP-platform, dat BFB heeft ontwikkeld en waar 12 gewestelijke instellingen hun inspanningen reeds bundelen, kunnen nieuwe garanties en vooruitzichten worden geboden voor een vlottere toepassing van het Brussels recht inzake overheidsfinanciën en bovendien tegen lagere kosten.
“Bovendien is de CVV overgegaan tot de opleiding van verschillende financiële actoren (begrotingscorrespondenten, boekhouders, ordonnateurs …) van de entiteiten waar de regering deze cel heeft aangesteld” (uittreksel uit het ontwerp van memorandum, deel “uitvoering”):

 

Actoren Opleidingsuren
visit.brussels 24
Brussel Preventie et Veiligheid 24
be chez vous be.brussels 24
Gewestelijke Overheidsdienst Brussel 8
parking.brussels 48
port.brussels 100

 

ETSP – facturatie van de prestaties

De Cel Controle van Eerste Niveau van de Territoriale Samenwerkingsprogramma’s (ETSP) oefent de controle van het eerste niveau uit op de dossiers met subsidies die in het kader van de ETSP worden toegekend aan de projectbegunstigden. De Cel controleert de stukken en eventueel, ter plaatse, de aan de begunstigden toegekende subsidies overeenkomstig de gewestelijke, nationale en Europese regelgeving, de Cel stelt ook een controleverslag op en factureert de geleverde prestaties ten aanzien van de begunstigden.

Aantal begunstigden die een beroep hebben gedaan op de dienst:15 projecten

€ 905.134,96

Gecontroleerd bedrag

€ 22.628,37

Gegenereerde ontvangsten


 

Administratieve vereenvoudiging

Ontwikkeling van het e-facturatiesysteem

Sinds 2016-2017 kunnen de leveranciers hun facturen in pdf-formaat doorsturen naar de Directie Boekhouding. Deze beslissing, gevalideerd door de directieraad, heeft ertoe geleid dat de termijnen voor ontvangst van de facturen met meer dan 40% werden ingekort (van 11 dagen naar 6,5 dagen). In 2018 waren meer dan 45% van de facturen die binnenkwamen bij de Directie Boekhouding opgemaakt in pdf-formaat (ca. 15.886 op 32.992). Bovendien werd tijdens het jaar 2017 een project van e-facturatie opgestart. Dankzij dit project konden de leveranciers vanaf 2018 hun facturen opsturen in een elektronisch formaat, i.e. in een gedematerialiseerd formaat (en niet in een “gewoon” pdf-formaat). Het gewest werkt in dit kader samen met de federale administratie die de toepassing beheert die dient om de informatie door te sturen (project PEPPOL); na een upgrade van de toepassing zal het doel erin bestaan aan de gewestelijke overheidsdiensten de mogelijkheid te bieden hun facturen langs dezelfde weg door te sturen naar derden.

BFB werkt ook samen met het Vlaams Gewest, Easy.brussels en IT Coordination in het kader van de communicatie met de leveranciers omtrent het e-facturatiesysteem. In het kader van de Small Business Act besliste de regering dat het Brussels Hoofdstedelijk Gewest een voorbeeldrol moet spelen in de strijd tegen betalingsachterstanden in handelstransacties. Er werden bij de overheidsdiensten meerdere maatregelen getroffen, inzonderheid de implementatie van een workflow voor controle, validatie en goedkeuring van de volledig gedigitaliseerde facturen. De boekhouding produceert en verspreidt prestatie-indicatoren betreffende het hele proces vanaf de boeking tot de betaling, met als doel de achterstand te verkleinen.

Het e-facturatiesysteem biedt vele voordelen op het vlak van snelheid, eenvoud, doeltreffendheid en duurzaamheid. Dankzij dit project verwerft het BHG de instrumenten om een voorbeeld te zijn op het vlak van administratieve vereenvoudiging. Deze evolutie zou ook ten goede moeten komen aan alle Brusselse gewestelijke entiteiten die gebruik maken van het gewestelijk SAP-platform, zodat ze vóór het einde van 2019 elektronische facturen kunnen ontvangen. Onze nieuwe uitdagingen zullen meer bepaald betrekking hebben op het gebruik en het beheer van de gegevens met inachtneming van de regelgeving.

 

  • PAPIEREN
  • PDF
  • gemiddelde behandelingstermijn (datum stuk tot betaling) : 44,31
  • gemiddelde behandelingstermijn (datum scan tot betaling) : 31,66
Variatie Verzending van de documenten door de leveranciers Behandeling door de GOB
2016 nvt nvt nvt
2017 -2,92 dagen -4,30 dagen +1,38 dagen
2018 +9,64 dagen +6,45 dagen +10,39 dagen

 

 

Inkorting van de behandelingstermijn van de voorschotten

Het toezichtsorgaan heeft de procedure voor de behandeling van aanvragen van voorschotten vereenvoudigd. Dankzij deze vereenvoudiging kunnen deze aanvragen ook sneller worden behandeld. Voortaan worden de aanvragen van voorschotten vanwege de beheerders van voorschotten van de ministeriële kabinetten, de diensten van de regering en de ABI’s rechtstreeks per e-mail verstuurd (scan van de aanvraag, voorzien van een datum en ondertekend door de bevoegde gedelegeerde ordonnateur) en moeten ze niet langer het visum krijgen van de Inspecteur van Financiën. Gemiddeld wordt een aanvraag van voorschotten behandeld (vanaf de analyse tot de betaling) in maximaal 7 dagen in plaats van 3 weken.

 


Het goede financiële Beheer en de ondersteuning bij het besluitvormingsproces

Boekhoudkundige procedures voor de ABI’s : aantal opgemaakt fiches (BGF)

34
Bestemming van het resultaatBestemming van het resultaat
VervreemdingVerslag over vervreemding
VerzekeringClassificatie
VerzekeringVergoeding door de verzekeraar
Eigen kapitaalKapitaalverhoging door inbreng in contanten
BorgstellingBorgstelling voor huurwaarborg
Uitzonderlijke kostenUitzonderlijke kosten
Financiële kostenBankkosten met uitzondering van intrest op bankrekeningen
Financiële kostenInterest op bankrekening
Financiële kostenVerwijlinteresten
MaaltijdchequesMaaltijdcheques
TransitrekeningTransitrekening
Dubieuze vorderingenDubieuze vorderingen
Vastgestelde rechtenAnnulering van vastgestelde rechten voor uitgaven: Creditnota inzake aankoop van goederen of diensten
Vastgestelde rechtenBoekingsdocument : subsidiebesluit of schuldvordering ?
Vastgestelde rechtenAnnulering van vastgestelde rechten – annulering van ontvangsten : terugbetaling van niet-gebruikte subsidies
Facturen zonder budgetTe betalen facturen zonder beschikbaar budget
Buiten-balansverrichtingenUitstaande vastleggingen
Buiten-balansverrichtingenEnige aandeelhouder – Solidaire borg
BoekingenKosteloze overdrachten tussen ABI’s
Vaste activaKosteloze overdrachten tussen ABI’s
Materiële vaste activaVerwerving – Verkoop – Afschrijving – Waardevermindering – Meerwaarde
Financiële vaste activaDeelbewijzen in IRISNET
Financiële vaste activaHerwaardering van financiële vaste activa
Aanpassingen/HerinrichtingenKosten voor aanpassing en herinrichting (eigenaar vs. huurder)
Toekenning en terugbetaling van leningenBanklening en lening tussen instellingen
EindejaarsverrichtingenHerclassificatie van klanten-credituren en leveranciers-debiteuren
PayrollGedetacheerd personeel
PayrollDubbel vakantiegeld
GBPBijzonderheden van het GBP
Roerende voorheffingRoerende voorheffing
Opbrengsten uit vlottende activaIntrest op bankrekening
ProvisiesVoorzieningen voor toekomstige kosten
Handleiding voor de algemene rekeningHandleiding voor de algemene rekening

Het begrotingsbeheer optimaliseren … een opdracht voor het Monitoringscomité

In 2016 richtten we een Monitoringscomité op om het begrotingsbeheer van het Gewest te verbeteren. In dit comité zetelen de directeur-generaal van Brussel Financiën en Begroting (die eveneens het comité voorzit), de directeur-generaal van Brussel Fiscaliteit, de directeur-generaal van Brussel Plaatselijke Besturen en de Inspectie van Financiën.
Het Monitoringcomité moet de inkomsten en uitgaven van de gewestelijke entiteit opvolgen, vooruitzichten formuleren en op gezette tijdstippen een gedetailleerd verslag van de huidige en toekomstige toestand van de begroting opstellen. De werkzaamheden van het Monitoringscomité komen bovenop de begrotingscontrole waarin de monitoringgegevens maandelijks worden uitgewerkt en geanalyseerd.
In 2017 had het Monitoringcomité het extra druk wegens de begrotingscontroles van maart en september. Bovendien werd met het oog op de behoeften inzake de uitwerking van de aangepaste begroting 2017 en de initiële begroting 2018 in samenwerking met alle besturen een zogenoemde genormeerde begroting opgesteld. De regering kan zo bij haar begrotingswerk steunen op instrumenten die haar helpen bij het nemen van betrouwbare en doeltreffende beslissingen.

  • Geautomatiseerde opvolging van de begrotingsworkflow : aantal gevolgde begrotingstoewijzingen (uitgaven/inkomsten)
  • Dynamisch systeem voor het beheer van de waarborgen : totaal gewaarborgd bedrag, betrokken instellingen SPOC INR : aantal betrokken instellingen, aantal reportings perjaar
  • Controlesysteem : totaal aantal controles, controle per type